Manual de Formación e Inducción a Directores y Coordinadores de Proyectos Sar

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Rendición de Cuentas

PQRSFD

¿Qué es la SAE?

  1. Introducción ¿Qué es un proyecto SAR?
  2. Planifique la ejecución de su presupuesto: Planes de compras y
    modificación al plan de compras.
  3. Conozca como ejecutar el presupuesto: Solicitudes de CDP-CPS-RI
  4. Conforme su equipo de trabajo y gestione las compras o servicios
    para la ejecución de su proyecto :Vinculaciones y Adquisiciones
    (CPSRI-OS-CO-CTO Compra Venta)
  5. ¿Cómo puedo pagarle a mi equipo de trabajo o proveedores de
    servicios? Gestión a Pagos CPS y RI
  6. Revise el estado de su presupuesto: Seguimiento Financiero
  7. Seguimiento técnico
  8. Lineamientos para la supervisión de contratos y cierre de estos
  9. Otros trámites

¿Qué es un proyecto SAR?

Proyectos de Asesorías y Extensión

Se constituye como una de las modalidades de extensión y proyección social
de la Universidad y se definen como aquellos proyectos formulados en atención a convocatorias e invitaciones de entidades externas de naturaleza pública privada o mixta, nacional e internacional, correspondientes a consultorías y asesorías, diseño y formulación de políticas, programas y modelos educativos, interventorías, evaluación de programas y políticas, conceptos especializados y/o todas aquellas actividades que aportan al logro del objetivo misional de Extensión y Proyección social, que requieren para su desarrollo la ejecución de recursos externos y/o contrapartida.

Programas de extensión o formación continuada

Se configura como una de las modalidades de extensión y
proyección social de la Universidad, y se caracteriza porque su constitución como programa parte de elaboración de una propuesta técnica y económica como respuesta a las demandas poblacionales específicas. Las propuestas tales como: diplomados, cursos, talleres, programas de formación permanente de docentes, programas de formación continuada, entre otros, son presentados por las unidades académicas administrativas y entran a conformar la oferta institucional de la Universidad para la formación permanente y continuada.

Servicio académico remunerado

Se define como el mecanismo a través del cual se ejecutan los proyectos de asesorías y extensión y los programas de extensión y formación continuada creado como centro de costos en una vigencia, con el fin de ejecutar el presupuesto del proyecto.

Planifique la ejecución de su presupuesto

Planes de Compras y Modificación al Plan de Compras

¿Qué es el plan de compras?

Cómo su nombre lo indica, este documento contiene la planificación presupuestal que integra cada uno de los proyectos y que debe tener relación directa con la información financiera que aparece en la propuesta aprobada. En él se describe la estructura de las adquisiciones permitidas para su proyecto, ya sea de recurso humano, bienes o servicios.

Conozca la estructura, función y generalidades del plan del compras

Conozca la estructura, función y generalidades del plan del compras

Conozca como ejecutar el presupuesto

Solicitudes de Cdp para Contratos de Prestación(Cps), Orden de Compra(Oc), Orden de Servicio(Os) O Resolución de Incentivos

¿Qué es un Cdp?

Un CDP o Certificado de Disponibilidad Presupuestal es el documento expedido por el(a) responsable del presupuesto de la entidad o quien haga sus veces, con él se garantiza la posibilidad de afectar el presupuesto para la asunción de los compromisos. El CDP se utiliza para respaldar financieramente la vinculación del personal o los servicios que ingresan o requiere el proyecto por contrato de prestación de servicios o resolución de incentivos, ordenes de compra u ordenes de servicios. Conozco los procesos al detalle:

Conozca el proceso de solicitud de CDP para Resolución de Incentivos (ri):

Solicitudes de CDP-CPS-RI-OC-OS

Conozca la Solicitud de CDP para Contrato de Prestación de Servicios(CPS) al detalle:

Conozca la Solicitud de CDP para Orden de Compra y Orden de Servicio al detalle:

Conforme su equipo de trabajo y gestione las compras o servicios necesarias para la ejecución de su proyecto

Vinculaciones y Adquisiciones

¿Qué es un contrato de prestación de servicios?

¿Qué es una orden de servicios, orden de compra o contrato de compra venta?
Según el Estatuto de contratación de la Universidad Pedagógica Nacional en su artículo 28, los contratos derivados, son los contratos que la Universidad debe celebrar en calidad de contratante en cumplimiento de las obligaciones que adquiere con terceros en virtud de convenios y contratos con el presupuesto recibido a través de dicho convenio o contrato, salvo manifestación en contrario a los contratos derivados le son aplicables todas las disposiciones del Estatuto de contratación.

¿Cómo se solicita un contrato de Prestación de servicios-OC-OS?

Hoja de ruta para contrato de prestación personas naturales

Conozca como solicitar un Contrato de Prestación de Servicios(CPS) al detalle

Hoja de ruta para contrato de personas juridicas, orden de servicio, orden de compra

Generación de actas de inicio

Tenga en cuenta que bajo ninguna circunstancia es posible que una persona jurídica o natural cuya vinculación se realizará al proyecto SAR a través del Contrato de Prestación de Servicio prestes sus servicios profesionales o de entrega de insumos sin acta de inicio.

Conozca como generar el acta de inicio:

Si tiene dificultades o no cuenta con los usuarios correspondientes para la generación del acta de inicio, por favor realice la solicitud a través de la Subdirección de Asesorías y Extensión.

¿Cómo puedo pagarle a mi equipo de trabajo o proveedores de servicios?

Gestión de pagos a CPS Y RI

¿Cómo se trámita un pago de CPS?

  1. Solicite a la Subdirección de Asesorías y Extensión su usuario y contraseña del sistema GOOBI y Orfeo.
  2. Para el trámite de pago de su equipo vinculado por medio de contrato de prestación de servicios tenga en cuenta el listado referido en: DOCUMENTOS PARA PAGO CPS
  3. Con su usuario de GOOBI, usted podrá generar las Autorizaciones de pago, documento con el cual acredita el cumplimiento de las obligaciones del contratista y la verificación del pago al sistema de aportes en su calidad del supervisor.

Documentos para pago de CPS

Para radicar deben adjuntar 2 pdfs: 1 con los documentos para pago y 2 con los anexos o soprtes de las obligaciones del cps

  • Documentos para pago CPS:
  • Formato de entrega de documentos y cumplido FOR019EXT- Entrega doct. Para pago proyecto SAR
  • Informe de actividades: FOR036GCT
  • Contrato de prestación de servicios
  • Acta de inicio
  • Declaración juramentada versión 7 FOR053GFN
  • Planilla pagada
  • Anexo 1 Declaración juramentada (si aplica)
  • Soportes Anexo 1 declaración juramentada
  • Formato Autorización de pago o abono a cuenta FOR047GFN
  • RUT Actualizado.
  • Carpeta con los soportes de las obligaciones del CPS.

Conozca como gestionar sus pagos

Documentos para pago de orden de servicio y compra (OC-OS)

Tenga en cuenta: para radicar deben adjuntar 2 pdf 1 con los Documentos para pago y 2 con los anexos soportes de las  Obligaciones del cps.

Documentos para pago OS,OC proveedores:

  • Formato de Entrega de documentos y cumplido FOR019EXT- Entrega doct.

Para pago proyecto SAR

  • Informe de supervisión a personas jurídicas FOR054GFN
  • Orden de compra, orden se servicio -contrato
  • Acta de inicio
  • Factura
  • Certificación de pago de seguridad social y parafiscales (revisor fiscal o representante legal)
  • Certificación de cumplimiento personas jurídicas
  • Certificación de no cobro de intereses.
  • Formato Autorización de pago o abono a cuenta FOR047GFN
  • RUT Actualizado.

Conozca como gestionar sus pagos

Generación autorizaciones de Pago-textos guía para Contenido de AP

Justificación para CPS:

Se certifica que (el /la) contratista cumplió con las obligaciones establecidas en el Contrato de Prestación de Servicios N° _____ de 202*, suscrito con la Universidad Pedagógica Nacional, durante el periodo comprendido entre el ___ al ___ de ___ de 202 ___ , y conforme lo establecido en la cláusula cuarta del contrato en mención. Por lo anterior, se autoriza el pago de la ___ (*) CUOTA del contrato por concepto de honorarios, según lo establecido en el mismo.
Igualmente, se certifica que la contratista realizó los pagos de seguridad social así: Salud (12.5%), Pensión (16.0%) y ARL (0.522%), sobre el 40% del valor del presente pago y anexa planilla de seguridad social de ___ de 202 ___ No ___ .

Justificación para OC y OS

Se certifica que con Nit ____________ cumplió con las obligaciones establecidas en la (OC) o (OS) No.
___ de 202 ___ suscrito con la Universidad Pedagógica Nacional, recibiendo los productos y/o servicios prestados por el contratista.
De igual manera el contratista se encuentra al día con los pagos al sistema de seguridad social y pagos parafiscales.
Por lo anterior se autoriza el pago de la factura No. ___
Nota: para las órdenes de compra y ordenes de servicio se debe asignar el destino de bienes, que se encuentra con el logo de una casa, allí se debe indicar si es de un bien tangible que debe ser inventariado y revisado por el almacén se debe indicar ALMACEN CALLE 72, y realizar memorando dirigido al área de almacén junto con todos los documentos para pago. si es una compra intangible debe ingresar por bodega virtual de proyectos.

Seguimiento Financiero

¿Qué es el Informe Financiero?

El Informe Financiero o FOR038EXT es el formato que recopila de forma
clara y sencilla la información relacionada con toda la situación Financiera
de un Proyecto SAR, el cual se encuentra dividido en:

Información General del Proyecto
Introducción
Información Financiera General
Información Financiera Detallada
Firmas
Revisión y Validación por parte de la Supervisión
Notas
Observaciones Generales

Conozca los detalles del diligenciamiento del informe financiero en:

Garantice los desembolsos de su proyecto y el seguimiento técnico

PASO 1. ¿QUÉ ES Y CÓMO SE DILIGENCIA UN INFORME TÉCNICO
PARA DES EMBOLSO?

¿Qué es un informe técnico?

El Informe Técnico o FOR036EXT es el formato que recopila de forma clara y sencilla la información relacionada con el desarrollo técnico del proyecto, teniendo en cuenta las obligaciones que adquiere la Universidad Pedagógica Nacional con le entidad contratante o cooperante.

Para el caso de los proyectos de Extensión, el formato de informe a la ejecución técnica es FOR042EXT.

Lineamientos para la supervisión de contratos y cierre de estos

¿Qué debo tener en cuenta cuando soy supervisor de un contrato con personas jurídicas o naturales?

El supervisor, tendrá a cargo el seguimiento y la exigencia del cumplimiento de cada una de las obligaciones contractuales, agotando todas las herramientas financieras, jurídicas, administrativas y técnicas. Tenga en cuenta:

  1. Debe realizar seguimientos periodicos al cumplimiento de las
    obligaciones de los contratistas a su cargo.
  2. Los contratistas a su cargo deben estar al día en el sistema de
    parafiscales y la gestión de sus obligaciones para la autorización de
    sus pagos.

¿Cómo dar cierre a la ejecución de un contrato?

Una vez finalizada la relación contractual, se revisará el estado financiero del contrato, para ello, si el valor del Certificado de
Disponibilidad Presupuestal se pagó en su totalidad a favor del contratista, se procede con el cierre ante la oficina de contratación empleando el formato de Evaluación de desempeño del contratista (FOR039GCT), diligenciando los campos requeridos.
Cuando resultaré saldo a favor de la universidad o del contratista por algún motivo distinto a pago pendiente, se empleará el formato de Acta de liquidación de contrato (FOR019GCT).

Para el cierre contractual, se deberá tener en cuenta que el contratista acredite el pago de los aportes a seguridad social a la fecha de finalización del contrato, por tanto, será necesario adjuntar la planilla debidamente pagada y el certificado de pagos expedido por la universidad donde se evidencien los pagos a favor del contratista.

Otros trámites

Encuestas de evaluación y percepción personal interno:

Encuestas de satisfacción dirigida a beneficiarios de proyectos:

Diligenciamiento formato proceso de selección:

Diligenciamiento formato proceso de selección:

Trámite de caja menor:

Trámite de viáticos:

Archivo Final de Proyectos:

Solicitud Certificados de Participación RI:

Declaración Juramentada


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